Inleiding

Kidskriebels vzw respecteert de privacy van zijn leden en bezoekers in overstemming met de geldende wetgeving, of je nu louter informatief opzoekingen doet, of een kamp boekt. Omdat privacy voor iedereen belangrijk is, wil Kidskriebels vzw je met dit document transparant informeren over hoe wij omgaan met alle gegevens die wij verzamelen, hoe we daar om mee gaan, wie je kan contacteren bij problemen, en zo veel meer.

De verwerking van persoonsgegevens, wat is dat? (art. 4 GDPR)

De GDPR is de Europese wetgeving die alles rond privacy regelt, en waaraan ook wij helemaal naar handelen. Om te verduidelijken waarover het gaat, hier enkele definities zoals opgenomen in de GDPR.

  • Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (dus geen vennootschap); identificeerbaar betekend hier een natuurlijk persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, door een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijk persoon.
    Ter verduidelijking: persoonsgegevens zijn alle gegevens die aan een individu gekoppeld kunnen worden. Enkele voorbeelden: je naam, adres, telefoonnummer, medische gegevens, …
  • Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd door een geautomatiseerd proces, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, …. van gegevens.
    Vanaf er iets gebeurd met gegevens van een natuurlijk persoon, is er sprake van een verwerking, hoe klein dan ook.
  • Verwerkingsverantwoordelijke: een natuurlijk of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
    In dit document is de verwerkingsverantwoordelijke steeds Activak vzw.
  • Verwerker: een natuurlijk of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.
    Hier gaat het om iedereen die binnen Activak vzw bezig is met het verwerken van gegevens.

Waarvoor verwerkt Kidskriebels vzw je gegevens?

Alle persoonsgegevens die Kidskriebels vzw verzamelt of verwerkt, worden verwerkt door:

Kidskriebels vzw, Esdoornlaan 12, 2920 Kalmthout, België, met ondernemingsnummer 550.390.965.

Doelstellingen van de verwerking van persoonsgegevens?

Algemeen verwerkt Kidskriebels vzw je gegevens omdat:

  • We je identificeren, willen kunnen contacteren en je correct willen adviseren
  • We je boeking van je kriebelweek correct willen beheren

De gegevens van een boeking worden bewaart en gebruikt voor zover dit noodzakelijk is voor de naleving van alle wettelijke verplichtingen en binnen het kader van de activiteiten van Kidskriebels vzw. Bepaalde persoonsgegevens moeten wettelijk gezien een minimale tijd bewaard worden. Worden er wettelijk geen termijnen bepaald, dan kunnen de persoonsgegevens bewaard worden door Kidskriebels vzw binnen een termijn die Kidskriebels vzw zelf noodzakelijk acht voor het efficiënt uitvoeren van de taken.

Bezoek je alleen onze website voor informatie? Dan verwerken we geen persoonsgegevens. We verwerken wel persoonsgegevens van zodra je een brochure aanvraagt en/of je inschrijft op onze nieuwsbrief. Deze persoonsgegevens worden apart bewaard.

Welke persoonsgegevens verwerken we, en hoe?

Er zijn heel wat persoonsgegevens die we van jou verwerken, en dat om je kriebelweek zo goed als mogelijk voor te bereiden en te voldoen aan alle wettelijke bepalingen. Hier worden de persoonsgegevens per categorie weergegeven.

  • Gewone persoonsgegevens
    • Identificatiegegevens zoals naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, …
    • Persoonlijke kenmerken zoals je geslacht, geboortedatum, leeftijd
    • Opleiding en vorming
    • Werkgegevens van bepaalde ouders
  • Beeldopnamen: video en foto

Alle gegevens die we verzamelen, komen op één van volgende manieren tot bij ons:

  • Via jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger, of iemand die hiervoor een mandaat of akkoord van jezelf heeft gekregen (bijvoorbeeld via de werkgever van je ouders)
  • Van andere vakantiedeelnemers en de begeleidende vrijwilligers
  • Van derden zoals activiteitenpartners

Alle gegevens die je aan ons bezorgd, worden verwerkt door bevoegde vrijwilligers binnen het door hen toegewezen takenpakket in het kader van duidelijk omschreven taken. Alle gegevens worden door hen met de uiterste zorg en vertrouwelijk behandelt.

Alles vrijwilligers zijn gebonden tot het beroepsgeheim, en leven de discretieplicht na. Dit wordt zowel wettelijk als deontologisch opgelegd. Alle vrijwilligers tekenen ook een geheimhoudingsverklaring.

Geven we sommige persoonsgegevens door?

Sommige van de persoonsgegevens die je aan ons bezorgd, worden aan derden doorgegeven, en dat enkel aan:

  • Jezelf, je wettelijke vertegenwoordiger (ouders, voogden, bewindvoerders, …), je vertegenwoordiger (vb. advocaat) of iemand die hiervoor een mandaat of jouw akkoord heeft gekregen, en dat rechtstreeks of door de tussenkomst van de beroepsbeoefenaar in de gezondheidszorg van jouw keuze.
  • De activiteitenpartners van Kidskriebels vzw in het kader van de toeristische wetgeving (brandveiligheid, aanwezigheidslijsten, toerismebelastingen, …)
  • Aan Kidskriebels-vrijwilligers, zodat er gezorgd kan worden voor de praktische organisatie van de vakantiekampen. Daarnaast zorgen zij zo ook voor een correcte medische opvolging, en kunnen zij op een correcte manier medische hulpverlening toedienen.
  • Aan zorginstellingen, zoals artsen en ziekenhuizen, maar enkel wanneer medische ingrepen noodzakelijk zijn, en dan alleen medische gegevens.
  • Aan de bedrijfsrevisoren, en dat binnen hun vertrouwelijkheidsplicht
  • Aan tegenpartijen, advocaten, gerechtsdeurwaarders, deskundigen en aan justitie, en dat enkel in geval van geschillen
  • Aan je schuldeisers en hun gerechtsdeurwaarders in het kader van een procedure tot uitvoering
  • Aan onze verwerkers (de lijst hieronder is indicatief en zijn de voornaamste verwerkers)
    • Combell (beheerder van de website en boekingssysteem)
    • Mailingsfirma (mailcamp voor online mailing en alle drukkers)
    • Advocaten, gerechtsdeurwaarders en deskundigen

Gegevens doorgeven buiten de EER?

Binnen de Europese Economische Ruimte, ofwel alle landen van de EU, Noorwegen, Liechtenstein en IJsland, zijn je gegevens evenwaardig beschermd. Je gegevens kunnen zeer uitzonderlijk naar buiten de EER gestuurd worden, als blijkt dat:

  • Het nodig is om alle maatregelen te treffen om een contract met je na te doen leven
  • Dit nodig is voor je levensbelang
  • Je uitdrukkelijk hebt toegestemd
  • Het wettelijk toegelaten is

Beveiliging van je gegevens

Kidskriebels vzw bindt zich er toe alle passende maatregelen te treffen om je gegevens zo veilig en integer als mogelijk te verwerken, en de beschikbaarheid daarvan voor jou te waarborgen. We zijn daarvoor continu op zoek naar technische ondersteuning om de verwerking correct te laten blijven verlopen.

Kidskriebels vzw heeft de nodige fysieke, administratieve, organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen genomen om alle persoonsgegevens te beschermen tegen diefstal, verlies, of onbevoegd gebruik en/of onthulling. Ook alle vrijwilligers moeten handelen naar die maatregelen genomen door Kidskriebels vzw.

Wat zijn je rechten betreffende persoonsgegevens?

Het zijn en blijven jou gegevens. Jij hebt dus bepaalde rechten met betrekking tot de persoonsgegevens, zolang die rechten niet in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen of de taken van openbaar belang toevertrouwd aan Kidskriebels vzw.

Als betrokkene heb je recht van inzage van alle gegevens die betrekking hebben op jou en die verwerkt zijn door Kidskriebels vzw. Op eenvoudig verzoek kan je een kopie krijgen van alle gegevens die Kidskriebels vzw van jou verwerkt.

Je hebt ook het recht op rectificatie of aanpassing van je gegevens, waardoor je op elk moment onjuiste gegevens kan laten aanpassen, of gegevens kan aanvullen.

Je kan ten allen tijde je toestemming intrekken om jou persoonsgegevens te verwerken en dat zonder daarvoor een reden op te geven. Het intrekken van de toestemming heeft géén betrekking op alle verwerkingen die gebeurd is voor de intrekking.

Je hebt het recht om niet uitsluitend aan geautomatiseerde individuele besluitvorming onderworpen worden. Sommige gegevensverwerking loopt geautomatiseerd zonder tussenkomst van een medewerker. Mocht je het niet eens zijn met dat geautomatiseerd proces, dan kan je Kidskriebels vzw contacteren en een tussenkomst van een vrijwilliger vragen.

Ben je het niet eens met de manier waarop bepaalde gegevens verwerkt worden, dan mag je bezwaar geven. Wil je vergeten worden? Dan kan je vragen alle gegevens te wissen die Kidskriebels vzw van jou heeft.

Rechten uitoefenen, of klachten?

Wil je jou rechten uitoefenen, dan kan je steeds contact opnemen via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Wees zo specifiek als mogelijk in welke rechten je precies wil uitoefenen, alleen zo kunnen we je zo snel als mogelijk verder helpen. Bewijs ook steeds je identiteit, door bijvoorbeeld een kopie van je identiteitskaart toe te voegen.

Heb je vragen of opmerkingen? Laat het ons weten via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., per brief naar Esdoornlaan 12, 2920 Kalmthout of telefonisch op 0491 24 02 49.

Heb je ons gecontacteerd, maar ben je het niet eens of reageren we niet? Dan heb je steeds het recht om contact op te nemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Kidskriebels vzw
Esdoornlaan 12
2920 Kalmthout
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
www.kidskriebels.be

Gebruikersovereenkomst

Artikel 1. Voorwerp

Deze gebruikersovereenkomst bevat de bepalingen en de voorwaarden die van toepassing zijn op het gebruik van de informatie en diensten aangeboden door Kidskriebels vzw op haar site www.kidskriebels.be. De gebruiker van de site en van diensten die door de site aangeboden worden, wordt geacht ingestemd te hebben met de bepalingen van deze gebruikersovereenkomst.

1. Beleid inzake bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Je kan de Kidskriebels-website op www.kidskriebels.be vrij bezoeken en daarbij informatie raadplegen over de organisatie, artikels en diensten van Kidskriebels vzw. Je kan artikels e.d. oproepen, bekijken en lezen zonder dat je daarvoor persoonlijke gegevens hoeft te verstrekken. Alleen als je brochure wil aanvragen, deelnemen aan wedstrijden, bepaalde diensten wil ontvangen (zoals o.a. deelname aan enquetes, inschrijven op eventuele nieuwsbrieven, commentaar geven op artikelen, blogs, nieuwsitems, foto's); moet je je persoonsgegevens meedelen. Telkens als je persoonlijke informatie verstrekt, zal Kidskriebels vzw ze behandelen in overeenstemming met het hier beschreven beleid en de wettelijke verplichtingen inzake de verwerking van persoonsgegevens.

1.1. Vertrouwelijke verwerking van persoonsgegevens

De persoonlijke gegevens die Kidskriebels vzw verzamelt, worden opgeslagen in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek. Het bestand kan enkel geraadpleegd worden door een beperkt aantal personen in dienst van Kidskriebels vzw, die deze informatie nodig hebben om hun functie uit te oefenen. De informatie zal louter voor interne doeleinden worden verwerkt. Kidskriebels vzw geeft in de regel geen persoonlijke gegevens door aan derden, behalve om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten. In het uitzonderlijke geval dat Kidskriebels vzw persoonsgegevens doorgeeft aan organisaties of bedrijven waar zij mee samenwerkt, bijvoorbeeld bij specifieke evenementen die voor een of meer doelgroepen van Kidskriebels vzw worden georganiseerd, wordt dat uitdrukkelijk vermeld of word er uitdrukkelijk om je toestemming gevraagd.

1.2. Recht op inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens

In overeenstemming met de gewijzigde wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer, beschik je over een aantal rechten in verband met de persoonsgegevens. Je hebt het recht de gegevens die Kidskriebels vzw over jou geregistreerd heeft in te zien en eventueel onnauwkeurige of onvolledige gegevens te laten corrigeren. Bovendien kan je op elk moment vragen dat je persoonsgegevens uit het bestand van Kidskriebels vzw verwijderd worden. Je kan je daarvoor wenden tot Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Het verzetsrecht verleent je het recht om zich op verzoek en kosteloos tegen de voorgenomen verwerking van uw persoonsgegevens te verzetten, indien de verwerking verricht wordt met het oog op direct marketing.

Lees zeker ook onze Uitgebreide privacyverklaring indien je dat nodig acht.

Voor meer algemene informatie kan je steeds terecht bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij het Ministerie van Justitie, Waterloolaan 115 te 1000 Brussel.

 

ALGEMENE VOORWAARDEN Kidskriebels vzw

Artikel 1: Voorwerp

Deze algemene voorwaarden regelen de contractuele verhouding tussen Kidskriebels Vereniging Zonder Winstoogmerk, (hierna Kidskriebels vzw), met zetel te B‐2920 Kalmthout, Esdoornlaan 12 en de klant, die de diensten van Kidskriebels vzw uitsluitend voor niet‐beroepsmatige doeleinden bestelt.

Artikel 2 : Reservatie

Men kan voor de kriebelweken enkel inschrijven voor een volledige week, en niet voor losse dagen.
De deelnemers kunnen via de website www.kriebelweken.be een reservatie makenvoor een plaats in een of meerdere kriebelweken. U ontvangt dan via mail automatisch een uitnodiging tot betaling. Vanaf het moment dat u een bevestiging van inschrijving ontvangt, is uw reservatie definitief en dient deze onverwijld betaald te worden. Pas na betaling van het volledige bedrag bent u verzekerd van uw plaats. Kidskriebels vzw behoudt het recht om onbetaalde inschrijvingen te annuleren.. Nadat Kidskriebels vzw de betaling ontvangen heeft, krijgt u enkel via mail automatisch een bevestiging van betaling. De klant erkent expliciet dat het door hem opgegeven emailadres geldt als het adres waarnaar correspondentie rechtmatig toegezonden kan worden. Dit emailadres wordt ook gecontroleerd door een activatie door de klant. De algemene voorwaarden worden mee bij de factuur gevoegd. Door de betaling uit te voeren voor de kriebelweken bevestigt u de algemene voorwaarden gelezen te hebben en verklaart u zich akkoord met de algemene voorwaarden.Kidskriebels vzw behoudt zich het recht voor om geen gevolg te geven aan onnauwkeurige of onvolledige inschrijvingsformulieren..

Artikel 3 : Verzakingsbeding

In alle gevallen beschikt de klant over een verzakingsrecht voor zijn reservatie van de wettelijk voorziene 14 dagen, te tellen vanaf de datum van inschrijving.

Artikel 4 : Annulatie .

  1. indien de kriebelweek nog niet betaald was, én geannuleerd wordt binnen de 14 dagen na inschrijving, dan kunnen wij de inschrijving kosteloos annuleren.
  2. In geval van ziekte of ongeval: uw schriftelijke aanvraag tot terugbetaling moet ons uiterlijk 5 werkdagen na de start van de ziekte bereiken, samen met een doktersattest. Wij sturen u een waardebon op t.w.v. het inschrijvingsbedrag (min 12 euro administratiekosten per kriebelweek) die u kunt gebruiken voor de betaling van een andere kriebelweek.

Artikel 5: Verzekering kinderen

Alle deelnemers die ingeschreven zijn, en betaald hebben, zijn verzekerd tegen lichamelijke ongevallen. Indien een deelnemer schade berokkent aan de locatie, materiaal of andere zaken van derden, dan zal in eerste instantie steeds de familiale verzekering van het kind aangesproken worden.
Kidskriebels kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal, verlies en/of schade aan de door deelnemers meegebrachte persoonlijke voorwerpen.

Artikel 6 : Kriebelweken

In uitzonderlijke omstandigheden of bij te weinig inschrijvingen kan een kriebelweek geannuleerd worden of veranderen van locatie. Wij zorgen steeds voor een alternatieve kriebelweek of betalen u het reeds betaalde inschrijvingsgeld integraal terug.

In uitzonderlijke omstandigheden kan het eveneens gebeuren dat een uitstap of activiteit wijzigt. Kidskriebels vzw zal steeds trachten hiervoor een waardig alternatief te bieden. Kidskriebels vzw kan dit onmogelijk op voorhand aan alle deelnemers melden, in de meeste gevallen is dit omwille van een (noodzakelijke) beslissing van het moment zelf. Een terugbetaling van uw inschrijvingsgeld als gevolg van een programmawijziging binnen de gekozen kriebelweek, is niet mogelijk.

Kidskriebels vzw houdt zich het recht voor om de kriebelweken niet te laten doorgaan omwille van organisatorische redenen. Het volledige inschrijvingsgeld wordt dan teruggestort.

Kidskriebels vzw houdt zich het recht voor een deelnemer te weigeren of een deelnemer tijdens de kriebelweek te verwijderen. (gedrag deelnemer, zindelijkheid, wanbetalingen ouders,...) Wanneer een deelnemer tijdens de kriebelweek omwille van ontoelaatbaar gedrag wordt geweigerd, zal er niets worden terugbetaald.
Roken is voor elke deelnemer verboden.

Artikel 7: Betalingsmodaliteiten

Het vermelde inschrijvingsbedrag omvat alle kosten, materiaal, accommodatie, begeleiding, opvang, verzekering en vieruurtje. Een lunchpakket wordt door de deelnemers van de kriebelweken zelf meegebracht. Een drankkaart van 5 euro (5 drankjes) wordt op de kampplaats te koop aangeboden, en dient terplaatse cash betaald te worden. Voorzie hier zeker gepast geld voor.

De klant ontvangt de factuur per mail, dewelke contant betaalbaar is op de vervaldatum of tenlaatste voor aanvang van het kamp op het adres van Kidskriebels vzw of via betaling op een door Kidskriebels vzw opgegeven bankrekeningnummer. Klachten aangaande de factuur dienen per aangetekend schrijven en binnen 8 dagen na factuurdatum aan Kidskriebels vzw te worden gemeld. In geval van niet of niet‐tijdige betaling van de factuur op de vervaldag zal zonder ingebrekestelling en van rechtswege het factuurbedrag vermeerderd worden met de conventionele interesten ten belope van 1% per maand als ook met een forfaitaire schadevergoeding van 10% met een minimum van 25€. In voorkomend geval is de klant tevens gehouden tot betaling van alle incassokosten ‐ zowel de buitengerechtelijke als de gerechtelijke waartoe de invordering van een onbetaalde factuur aanleiding zal geven. De buitengerechtelijke incassokosten worden forfaitair vastgesteld op een bedrag gelijk aan 10% van het factuurbedrag, met een minimum van 75€. In geval van ernstige tekortkoming door Kidskriebels vzw aangaande haar verbintenissen, is een vergoeding naar gemeen recht verschuldigd. Een tekortkoming wordt pas als zodanig aanzien indien meer dan 3/4 van de deelnemers de tekortkoming schriftelijk en gemotiveerd hebben gemeld aan Kidskriebels vzw binnen een periode van 5 dagen na afloop van de kriebelweek. Kidskriebels vzw houdt zich het recht voor om de kriebelweek niet te laten doorgaan omwille van organisatorische redenen. Het volledige inschrijvingsgeld wordt dan teruggestort.

Artikel 8: Beëindiging

Kidskriebels vzw kan, bij niet‐naleving van één of meerdere in de overeenkomst opgelegde verplichtingen door de klant of de deelnemer, onmiddellijk een einde stellen aan de overeenkomst zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden is of kan zijn. U ontvangt na de kriebelweek (voor kinderen tem 11 jaar) in uw mailbox een bewijs van deelname aan de kriebelweek. U kan het inbrengen bij uw fiscale aangifte. Bovendien kan u via uw ziekenfonds en via sommige werkgevers ook een tegemoetkoming verkrijgen. Kidskriebels vzw zal deze documenten graag voor u vervolledigen. Mogen wij u wel vragen dit document reeds gedeeltelijk in te vullen en ook uw adres te vermelden. U kan deze documenten opsturen naar Kidskriebels vzw of afgeven op de kriebelweek zelf. Gelieve altijd wel een postzegel of een aan uzelf gefrankeerde omslag zeker bij te voegen. Op die manier krijgt u uw document zeker terug. Zonder postzegel stuurt Kidskriebels vzw u document niet terug.

Artikel 9 : Bescherming van het Privèleven

De adresgegevens van de deelnemers komen terecht in het bestand van Kidskriebels vzw. Deelnemers die dat liever niet hebben, kunnen door een simpel mailtje verwijderd worden uit de bestanden. (wet op de privacy van 8/12/ TM92)

Kidskriebels neemt op de kriebelweken foto’s van de activiteiten en de deelnemers. Deze foto’s kunnen gebruikt worden voor de website, facebook, de brochure en publicitaire doeleinden. Indien u niet wenst dat een foto van uw zoon / dochter hiervoor gebruikt wordt, dient u dit schriftelijk op voorhand te melden. Gelieve hierbij een foto van uw zoon/dochter te voegen zodat we weten om welke deelnemer het gaat. Uiteraard zullen we dit respecteren.

Artikel 10 : Toepasselijk recht en bevoegdheid

Alle overeenkomsten, inclusief de algemene voorwaarden, alsook de uitvoering ervan zijn onderworpen aan het Belgische Recht. In geval van enige betwisting is het Belgische recht van toepassing en zijn de rechtbanken van het gerechtelijke arrondissement te Antwerpen bevoegd.